초기 사업가가 반드시 정리할 5문서｜소상공인 운영 리스크 줄이기

초기 사업가에게 “문서”는 서류 작업이 아니라 운영의 안전장치입니다. 그런데 이상한 건, 매출이 조금씩 나오기 시작하면 오히려 문서를 미루게 된다는 점입니다. 전화는 오고, 납품은 밀리고, 통장은 왔다 갔다 하고… 그 틈에서 사고가 납니다.

얼마 전 오전 10시, 작은 사무실에서 대표님이 벽 달력과 노트북을 번갈아 보며 지원사업 공고 일정표를 체크하고 계셨습니다. 옆에는 포스트잇이 여러 장 붙어 있었고요. “이거 놓치면 1년이 밀려요”라는 말에 저도 잠깐 멈칫했습니다. 결국 현장은 늘 ‘기회’와 ‘리스크’가 같이 움직입니다.

초기에는 “완벽한 50문서”보다, 사고를 막는 5문서가 먼저입니다. 이것만 있어도 운영이 달라집니다.

 

1) 한 장 사업구조 문서: 돈이 어디서 들어오고 어디로 새는지

첫 번째는 거창한 사업계획서가 아니라 한 장짜리 사업구조입니다. 고객(누구), 제공가치(무엇), 가격(얼마), 원가(얼마), 반복구매(왜/언제)만 적어도 방향이 잡힙니다.

실무 포인트

• 가격표(판매가)와 원가(변동비)를 같은 표에서 봅니다.
• 대표의 시간도 비용으로 잡습니다(월 인건비 가정).
• 재구매/재계약 조건을 한 줄로라도 써둡니다.

KPI 예시: 고정비를 커버하는 월 최소매출 = 월 고정비 ÷ 공헌이익률(1-변동비율)

 

2) 견적·계약·거래조건 문서: “말”이 아니라 “문장”으로 남기기

두 번째는 계약입니다. 초기에는 서로 좋게 시작하지만, 일이 꼬일 때는 기억이 서로 다릅니다. 그래서 “구두 합의”를 믿는 순간부터 분쟁이 시작됩니다. 납기·검수·하자·대금지급·지연 시 조치까지 최소한의 문장으로 고정해야 합니다.

실무 포인트

• 견적서에 범위(Scope)를 명확히 씁니다(포함/제외).
• 대금지급을 분할하면 기준을 숫자로 적습니다(착수/중도/잔금).
• 분쟁이 잦은 업종은 표준계약서를 기본틀로 씁니다.

표준계약서는 업종별로 다르지만, 최소한 “어떤 조항이 위험을 막는지”를 알려주는 기준점이 됩니다. 공정거래위원회에서 표준계약서 자료를 제공하는 이유도 결국 같은 맥락입니다.

 

3) 고정비·현금흐름 문서: 적자보다 무서운 건 ‘현금절벽’

세 번째는 고정비 리스트와 현금흐름표입니다. 저녁에 공실 상가 복도를 걸어가다가, 출입문 앞에서 열쇠를 쥔 채 메모를 다시 확인하는 대표님을 본 적이 있습니다. 그 메모에는 임대료, 관리비, 통신비, 리스료처럼 “매달 나가는 비용”이 적혀 있었고요. 그 순간 공기가 묘하게 무거웠습니다. 비용은 감정이 없는데, 대표 마음은 계속 흔들리거든요.

고정비는 “아낄 것”이 아니라 버틸 체력(현금)으로 관리해야 합니다.

• 고정비를 자동이체 항목 기준으로 전부 적습니다.
• 매출 입금일과 지출일을 달력에 찍어봅니다(일자 관리).
• 미수금/외상 매출은 “돈이 들어온 것”이 아니라 “약속”으로 분류합니다.

KPI 예시: 현금 커버리지(버티는 개월 수) = 보유 현금 ÷ 월 고정비

 

4) 세무·증빙 문서: 신고는 ‘기술’보다 ‘습관’이 좌우합니다

네 번째는 세무 달력과 증빙 규칙입니다. 사업자는 부가가치세 신고·납부 의무가 있고, 과세기간/신고기간이 정해져 있습니다. 국세청 안내처럼 개인 일반사업자는 통상 연 2회(1기, 2기) 신고 흐름을 갖습니다. 

• 매출 증빙(현금영수증/세금계산서/카드매출) 기준을 하나로 정합니다.
• 증빙 없는 지출을 줄이기 위해 “지출 결재 규칙”을 만듭니다.
• 부가세·원천·4대보험 등 납부 일정은 달력에 반복 일정으로 등록합니다.

 

5) 인사·업무 문서: 한 명을 뽑는 순간, 회사는 ‘조직’이 됩니다

다섯 번째는 근로계약서와 업무기준입니다. 사람을 뽑는 순간부터 “좋은 분위기”만으로는 운영이 안 됩니다. 근로조건을 서면으로 명시하는 건 기본이고, 표준근로계약서 서식도 공식적으로 제공됩니다.

초기 인사문서는 인재를 ‘통제’하려는 게 아니라, 오해를 줄여 성과를 키우는 장치입니다.

• 근로계약서(근로시간·임금·휴게·업무)를 서면으로 남깁니다.
• 업무지시 기준(보고 주기, 승인권자, 고객 응대 규칙)을 1장으로 정리합니다.
• 성과 기준은 숫자 1~2개로 단순화합니다(예: 재방문율, 처리건수).

 

5문서 요약표: 언제 만들고 얼마나 자주 업데이트할까

초기 사업가 5문서 운영 요약: 목적·업데이트 주기·부재 시 리스크

문서	목적	업데이트 주기	없을 때 생기는 문제
한 장 사업구조	수익·원가·고객·재구매 구조를 한눈에 정리	월 1회(가격/원가 변동 시 즉시)	가격이 흔들리고, “열심히 하는데 남는 게 없는” 상태가 지속
견적·계약·거래조건	범위·납기·대금·하자 책임을 문장으로 고정	거래처/상품 변경 시	분쟁·미수금·무상 추가작업 발생
고정비·현금흐름	현금절벽 예방, 버틸 체력 관리	주 1회(입출금 업데이트)	흑자여도 통장 잔고가 바닥나는 현상
세무 달력·증빙 규칙	신고 누락 방지, 비용 증빙 체계화	분기 1회 점검	가산세·세무 리스크, 비용 인정 누락
근로계약서·업무기준	근로조건 명확화, 업무 혼선 최소화	채용/직무 변경 시	노무 분쟁, 업무 품질 편차, 이탈 증가

 

바로 실행하는 30분 체크리스트

• 오늘 저녁에 고정비 항목을 “자동이체 내역” 기준으로 전부 적습니다.
• 내일 오전에 한 장 사업구조를 만들어 가격·원가·재구매를 한 줄씩 씁니다.
• 이번 주 안에 거래조건 문장을 5개로 고정합니다(납기·검수·대금·하자·지연).
• 부가세/원천/4대보험 등 납부일을 달력에 반복 일정으로 입력합니다. 
• 직원이 있거나 뽑을 예정이면 표준근로계약서 기반으로 초안을 만들어 서면화합니다. 

 

돌이켜보면, 많은 대표님들이 ‘전략’이 부족해서가 아니라 ‘정리의 기준’이 없어서 흔들렸습니다. 문서가 생기면 마음이 조금 덜 흔들립니다. 다음 결정을 할 때, 감이 아니라 숫자와 문장으로 판단하게 되니까요. 결국 사업은 그런 식으로 오래 갑니다.

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참고: 부가가치세 신고·납부 및 과세기간 안내(국세청) } / 정책 지원사업 포털(기업마당·중소벤처24) 안내(중소벤처기업부)  / 근로계약서 서면명시 및 표준서식 안내(고용노동부) / 표준계약서 자료(공정거래위원회)