월간 원가점검 미팅 포맷｜원가·마진을 지키는 60분 회의법

원가 관리는 ‘자료’보다 ‘리듬’이 먼저입니다. 회계에서 숫자가 나오긴 하지만, 그 숫자는 늘 늦게 옵니다. 현장에서 마진이 깨지는 순간은 대부분 “이번 달은 좀 예외죠”라는 말과 함께 시작됩니다. 그런데 이상한 건, 그 예외가 다음 달에도 반복된다는 점입니다. 그래서 저는 월 1회 원가점검 미팅을 ‘회계 미팅’이 아니라 현장 운영을 바로잡는 회의로 설계합니다.

 

배경: 월간 원가점검 미팅이 필요한 진짜 이유

원가가 흔들리면 매출이 늘어도 남는 게 없고, 직원이 바뀌거나 원재료 단가가 변동되는 순간 수익 구조가 바로 무너집니다. 특히 중소기업·소상공인은 “원가가 조금 오른다”가 아니라, 현금이 갑자기 비어버리는 형태로 나타나서 더 위험합니다. 돌이켜보면, 잘 되는 회사는 원가를 ‘보고’ 관리하지 않고, 회의로 관리했습니다. 월간 점검이 그 시작점이 됩니다.

월간 원가점검 미팅의 목적은 “원인 규명”보다 다음 달 원가를 통제하는 행동 3개를 확정하는 데 있습니다.

 

제도 요약: 월간 원가점검 미팅 포맷(60분 기준)

월간 원가점검 미팅 60분 표준 아젠다

구간	시간	핵심 질문	산출물(반드시 남길 것)
1) 오프닝	5분	이번 달에 “예외”였던 비용은 무엇인가요?	예외 항목 3개 리스트
2) 원가 스냅샷	15분	재료비/인건비/외주비/고정비 중 어디가 흔들렸나요?	원가 구조 4분류 표(전월 대비)
3) 편차 원인 추적	20분	단가, 수율, 공정, 납기, 클레임 중 뭐가 원인인가요?	편차 원인 1~2개 ‘확정’
4) 개선 액션 확정	15분	다음 달에 줄일 수 있는 비용은 무엇이고, 누가 할 건가요?	액션 3개(담당·기한·수치)
5) 클로징	5분	다음 달 핵심 지표는 무엇을 볼 건가요?	지표 2개 + 점검일정

 

자격: 누가 참석해야 효과가 나는가

참석자는 많을수록 좋지 않습니다. 원가 회의는 ‘책임’이 흐려지면 바로 무력해집니다. 제가 권하는 최소 구성은 다음과 같습니다. 딱 이 정도면 됩니다.

• 대표: “가격/제품/거래처” 결정을 내릴 수 있는 사람
• 현장 책임자: 수율·공정·폐기·재작업을 아는 사람
• 구매/발주 담당: 단가 변동과 공급 리스크를 아는 사람
• 회계/경리(또는 외부 기장 자료 담당): 실제 지출과 계정을 정리하는 사람

참석자 원칙은 하나입니다. “원인을 아는 사람”과 “결정할 수 있는 사람”이 동시에 있어야 합니다.

 

절차·주의: 미팅 전에 ‘이것’이 없으면 회의가 공허해집니다

원가 회의가 실패하는 가장 흔한 패턴은 “자료가 너무 많아서”가 아니라 “자료의 단위가 서로 달라서”입니다. 전표는 계정 기준, 현장은 품목 기준, 대표는 체감 기준으로 말합니다. 그날도 한 대표님이 말하더군요. “지출은 줄였는데 왜 마진이 안 남죠?” 대부분 이 단위 불일치에서 시작됩니다.

회의 전 24시간 내 준비물(1장으로 끝내기)

• 전월 vs 당월: 재료비/인건비/외주비/고정비 합계(원 단위)
• 핵심 제품/서비스 TOP3: 판매량, 매출, 매출총이익(가능하면)
• 재료 단가 변동 TOP5: 품목명, 단가, 변동률, 사유(구두라도)
• 이상 징후 메모 3개: 폐기, 재작업, 납기지연, 클레임 등

 

실무 질문 리스트: 원가 편차를 ‘원인’까지 끌고 가는 질문

회의 중 질문은 많을 필요가 없습니다. 대신 “핑계가 들어올 틈”이 없는 질문이 필요합니다. 아래 질문은 현장에서 실제로 효과가 좋았던 것들입니다.

• 이번 달 원가 상승은 단가입니까, 수량입니까? 둘 다면 비중은 어느 쪽이 큽니까?
• 재료비가 올랐다면, “대체 가능 품목”이 있습니까? 없으면 이유가 무엇입니까?
• 수율이 떨어졌다면, 공정/장비/작업자/원재료 중 어디에서 발생했습니까?
• 외주비가 늘었다면, 내부 처리로 돌렸을 때의 비용·리드타임은 어떻게 됩니까?
• 고정비가 늘었다면, 그 지출은 영구인가요, 일시인가요?
• 클레임/환불이 있었다면, 비용이 “재료비”로 숨어 있나요? “배송비/인건비”로 퍼져 있나요?

원가 회의의 핵심은 “원가가 올랐다”가 아니라, 다음 달에 같은 일이 반복되지 않게 하는 장치를 만드는 것입니다.

 

회의록 포맷: 1페이지로 끝내는 ‘액션 중심’ 기록

월간 원가점검 회의록(요약 템플릿)

항목	기록 방식(예시)
이번 달 핵심 편차 1	재료 A 단가 +8% (공급사 변경, 최소발주량 증가)
이번 달 핵심 편차 2	수율 -3% (공정 2번 재작업 증가, 작업자 교체 구간)
다음 달 액션 1	대체 공급사 2곳 견적(구매담당, 2/20까지, 단가 -3% 목표)
다음 달 액션 2	공정 2번 작업표준 재정의(현장책임, 2/25까지, 재작업률 -1%p)
다음 달 액션 3	TOP3 제품 원가표 업데이트(경리, 2/28까지, 원가 산정 단위 통일)
다음 달 점검 지표	재료비율(%), 재작업률(%), 클레임 건수(건)

 

솔직히 말하면, 원가 회의는 한 번에 좋아지지 않습니다. 첫 달은 “기준을 맞추는 달”이고, 둘째 달부터 결과가 보입니다. 그런데 그 기준을 맞추는 과정이 이상하게도 회사의 언어를 바꿉니다. “느낌상 비싸요”가 “단가가 올랐네요”로 바뀌고, “요즘 힘들어요”가 “재작업률이 올라갔네요”로 바뀝니다. 그 변화가 쌓이면, 대표의 판단 속도가 빨라집니다.

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출처: 한국금융연구원(KIF) 공개 자료 · 통계청(KOSIS/국가통계포털 연계) · 중소기업현황정보시스템(중소벤처기업부/중소기업 통계 연계)