개발 없이 가능한 업무자동화, 구글폼·앱시트 실전 조합 10개

중소기업 현장에서 “자동화”라고 하면 다들 한 번씩 표정이 굳습니다. 개발자 필요하고, 돈도 들고, 시간이 오래 걸릴 것 같아서요. 저도 예전엔 그랬습니다. 어느 날 오후, 현장 미팅을 3건 연달아 다녀온 뒤 사무실로 돌아왔는데요. 동일한 질문에 답하고, 동일한 자료를 찾아 보내고, 동일한 메모를 다시 정리하는 데만 2시간이 날아가더군요. 그 순간 잠시 멈칫했습니다. ‘이건 사람을 더 뽑을 일이 아니라, 일을 덜 하게 만들 일’이었습니다.

저비용 자동화의 핵심은 “거창한 시스템”이 아니라 “반복을 끊는 작은 연결”입니다.

 

구글폼·앱시트·IFTTT를 한 문장으로 이해하기

세 가지 도구만 정확히 구분하면, 자동화는 생각보다 쉽습니다.

• 구글폼: 입력을 표준화하는 도구(누가/언제/무엇을 “같은 형식”으로 받기)
• 앱시트(AppSheet): 시트를 앱처럼 쓰게 만드는 도구(현장 입력, 사진, 승인, 조회)
• IFTTT: 서비스끼리 연결하는 도구(“만약 A라면, B를 해라”)

여기서 자주 나오는 용어가 있습니다. 트리거(trigger: 시작 신호), 액션(action: 실행 동작), 웹훅(webhook: 링크로 보내는 호출) 정도만 알아두시면 됩니다.

자동화는 ‘IT 프로젝트’가 아니라 ‘업무 습관을 설계하는 일’입니다.

 

시작하기 전에 딱 10분만: 실패를 줄이는 세팅 체크

공통 원칙 3개

• 입력 항목은 7개 이내로 줄입니다(현장에서는 더 줄여야 합니다).
• 파일·사진은 “필요할 때만” 받습니다(처음부터 받으면 폼이 무거워집니다).
• 알림은 “한 곳”으로 모읍니다(메일+카톡+슬랙 동시에 울리면 아무도 안 봅니다).

처음 자동화는 “완벽”보다 “중단 없이 돌아가는 것”이 더 중요합니다.

저비용 자동화 난이도·체감효과 간단 그래프(막대 느낌으로 표현)

난이도	대략 소요	추천 대상	효과 체감
하	10~30분	대표/사무 담당자	■■■□□ (바로 체감)
중	1~3시간	팀장/실무 리더	■■■■□ (업무량 감소)
상	반나절+	반복 프로세스 많은 조직	■■■■■ (운영 방식 변경)

 

저비용 자동화 10선: “이거부터” 하면 됩니다

아래 10개는 제가 현장에서 가장 자주 꺼내는 구성입니다. “어디에 쓰는지”와 “만드는 순서”만 짧게 정리했습니다. 그런데 이상한 건… 이 중 2~3개만 제대로 돌아가도, 직원들이 먼저 “다른 것도 자동화할 수 있어요?”라고 묻기 시작합니다.

1) 문의 접수 자동정리: 구글폼 → 시트 자동누적

• 어디에 쓰나: 상담/견적/AS/도입 문의를 한 통로로 모으기
• 간단 사용법: 구글폼 만들기 → 응답 탭에서 “스프레드시트 연결” → 시트가 자동 생성

2) 문의 즉시 알림: 구글폼 → IFTTT → 이메일/알림

• 어디에 쓰나: 문의가 들어오면 “놓치지 않게” 바로 알림
• 간단 사용법: IFTTT에서 트리거를 “새 폼 응답” 또는 “시트 새 행”으로 잡고 → 액션을 “이메일 보내기/알림”으로 설정

3) 현장 점검 체크리스트 앱: 앱시트 → 점검표/사진 업로드

• 어디에 쓰나: 공장/매장/현장 순회 점검, 위생/안전/시설 체크
• 간단 사용법: 시트에 체크 항목 만들기 → AppSheet에서 “New App” → 데이터 소스로 시트 선택 → 사진 컬럼 타입을 Image로 지정

4) 승인 흐름 자동화: 앱시트 승인(Approval)로 휴가·지출 결재

• 어디에 쓰나: 휴가 신청, 법인카드 사용, 지출 결재 같은 “작은 승인”
• 간단 사용법: 신청 폼 뷰 생성 → 상태(Status) 컬럼(대기/승인/반려) 추가 → Automation에서 승인 알림 및 상태 변경 설정

5) 재고/소모품 자동 부족 알림: 앱시트(입출고) → 임계치 알림

• 어디에 쓰나: 포장재, 원부자재, 소모품이 “갑자기” 떨어지는 문제
• 간단 사용법: 품목 시트에 최소재고(임계치) 컬럼 추가 → 현재재고 계산 → 임계치 이하이면 알림 발송

6) 고객/거래처 간이 CRM: 구글폼 → 시트 → 앱시트 조회앱

• 어디에 쓰나: 명함/상담 기록이 흩어져 다시 연락 못하는 문제
• 간단 사용법: 폼으로 상담 기록 입력 → 시트 누적 → AppSheet로 “검색/필터” 가능한 앱 생성

7) 반복 메일 자동 분류: IFTTT로 특정 메일 라벨링

• 어디에 쓰나: 세금계산서/배송/정산 메일이 뒤섞여 누락되는 문제
• 간단 사용법: IFTTT 트리거를 “특정 키워드 메일 수신” → 액션을 “라벨 추가/별표”로 설정

8) 일정 자동 생성: 구글폼(예약) → 캘린더 이벤트

• 어디에 쓰나: 상담 예약, 설치 일정, 방문 일정 자동 등록
• 간단 사용법: 폼에 날짜/시간 항목 추가 → 응답 시트 기반으로 캘린더 생성(연동 또는 자동화 도구로 이벤트 생성)

9) 주간 KPI 자동 리마인드: 시트 집계 → 정해진 시간에 알림

• 어디에 쓰나: 매출/문의/클레임/납기 같은 숫자를 “매주” 놓치지 않기
• 간단 사용법: KPI 시트에 주간 집계 칸 만들기 → 일정 트리거(매주 월요일) → 요약을 이메일/알림으로 발송

10) 사고·클레임 접수 표준화: 구글폼/앱시트 → 사진+분류+처리상태

• 어디에 쓰나: CS/클레임이 말로만 돌고, 처리상태가 안 보이는 문제
• 간단 사용법: (간단) 폼으로 접수 → (현장형) AppSheet로 사진/위치/담당자 입력 → 상태 컬럼으로 “접수/처리중/완료” 관리

 

한 번에 흐름 잡기: 3단계로만 조립합니다

처음엔 10개를 다 할 필요가 없습니다. 아래 3단계로만 조립하면 됩니다.

1. 입력(구글폼 또는 앱시트): 누가 입력해도 같은 형식이 되게 만든다
2. 저장(구글시트): 기록을 한 곳에 쌓는다(나중에 분석/정산/세무에도 쓸 수 있습니다)
3. 알림/승인(IFTTT 또는 앱시트 자동화): 사람에게 “다음 행동”을 시킨다

자동화의 목적은 ‘일을 대신하는 것’이 아니라 ‘다음 행동을 자동으로 발생시키는 것’입니다.

 

작게 시작할 때 가장 좋은 2개 조합

• 조합 A(가장 빠름): 문의 폼 + 즉시 알림 + 내부 공유용 시트
• 조합 B(현장 강력): 앱시트 점검표 + 사진 + 상태관리(대기/완료)

저는 초반엔 조합 A부터 권합니다. 딱 하루만 해도 “아, 잡음이 줄어드는구나”가 느껴집니다. 그리고 팀이 움직이기 시작하면 조합 B로 넘어가면 됩니다.

자동화는 결국 ‘사람이 덜 지치게’ 만드는 도구입니다. 현장에 더 집중하고, 고객에게 더 빠르게 답하고, 대표는 밤에 조금 덜 불안해지는 쪽으로요. 그게 진짜 효과입니다. 저도 처음 자동화 하나 붙였을 때, 일정표가 정리되면서 머리가 맑아지는 느낌이 있었습니다. 작은데… 꽤 큽니다.

구글폼·앱시트 기반으로 우리 회사 업무 흐름에 맞춘 저비용 자동화 설계가 필요하다면 한국경영컨설팅으로 문의하셔도 좋습니다.