재고·발주 알림 봇 만들기｜구글시트로 시작하는 업무자동화

재고가 바닥나는 날은 이상하게 꼭 “그날”입니다. 손님이 몰리고, 직원은 바쁘고, 대표는 잠깐 자리를 비운 그 타이밍요. 몇 달 전 금요일 저녁, 한 작은 카페에서 원두가 떨어졌다는 연락을 받았던 적이 있습니다. 매출이 가장 잘 나오는 시간대였고, 점주님 목소리가 한 톤 내려가 있더군요. “대표님… 오늘은 그냥 못 팔 것 같아요.” 그 순간 잠시 멈칫했습니다. 시스템이 없는 회사는 결국 운으로 버팁니다.

 

재고·발주 알림 봇이 필요한 이유

재고관리는 “열심히”로 해결되지 않습니다. 특히 소상공인·중소기업은 사람이 부족합니다. 결국 핵심은 두 가지입니다. ① 언제 위험해지는지 빨리 감지하고, ② 누가 보더라도 같은 기준으로 발주하는 것입니다.

알림 봇의 목적은 ‘발주를 대신하는 것’이 아니라, 발주 누락을 0에 가깝게 만드는 것입니다.

눈대중으로 하던 발주는 대개 이런 패턴으로 무너집니다. 담당자가 바뀌거나, 성수기/비수기 변동이 오거나, 납기(리드타임)가 길어지는 순간입니다. 그래서 “사람의 기억”을 빼고, “룰”로 바꾸는 게 시작입니다.

 

기술 용어는 어렵지 않습니다

이 글에서 쓰는 용어는 딱 3개면 충분합니다.

• 트리거(trigger): 정해진 시간에 자동 실행되는 스위치입니다(예: 매일 오전 9시).
• 웹훅(webhook): 메신저/앱으로 메시지를 “꽂아 넣는” 연결 통로입니다(예: 슬랙, 디스코드 등).
• API: 서비스끼리 데이터를 주고받는 규격입니다(예: 메시지 보내기 요청).

처음엔 낯설어도, 한 번만 만들어 보면 생각보다 단순합니다. 그런데 이상한 건… 한 번 자동화가 돌아가기 시작하면 다른 업무도 “왜 이걸 수동으로 하지?”라는 질문이 따라옵니다.

 

알림 봇의 최소 구성: 시트 1개 + 규칙 1장 + 메시지 1줄

1) 재고 데이터(기준)를 먼저 정합니다

봇은 데이터를 먹고 삽니다. 가장 현실적인 시작은 구글시트입니다. POS나 ERP가 없어도 됩니다. 필수 컬럼은 아래 정도면 충분합니다.

항목	설명	예시
품목(SKU)	구분 가능한 품목명/코드	원두A, 컵16oz
현재고	지금 남아있는 수량	8
일평균 소진	평균 판매/사용량	3
리드타임	발주 후 입고까지 걸리는 일수	2
안전재고	변동/사고 대비 버퍼	4

재고·발주 알림 봇을 위한 최소 데이터 설계(구글시트 기준)

리드타임과 안전재고가 없는 재고관리는 “운전대 없는 자동차”와 비슷합니다. 굴러가도 불안합니다.

2) 발주점(ROP)을 룰로 고정합니다

현장에서 가장 잘 먹히는 기준은 “발주점(ROP, Reorder Point)”입니다. 간단히 말하면, 이 숫자 아래로 내려가면 무조건 알림입니다.

발주점(ROP) = (일평균 소진 × 리드타임) + 안전재고

예를 들어 일평균 3개가 나가고 리드타임이 2일이며 안전재고가 4개면, 발주점은 10개입니다. 현재고가 9로 떨어지는 순간 알림을 띄우면 됩니다. 이 방식의 장점은 “대표의 감”이 아니라 “계산된 기준”으로 움직인다는 것입니다.

 

구축 절차: 2시간이면 첫 버전이 돌아갑니다

완벽한 자동화를 처음부터 목표로 하면 시작을 못 합니다. 저는 항상 알림부터 만듭니다. 아래 순서로 가면 시행착오가 확 줄어듭니다.

• Step 1 구글시트에 품목·현재고·리드타임·안전재고를 입력합니다.
• Step 2 시트에서 발주점(ROP)과 “부족 여부(YES/NO)”를 계산합니다.
• Step 3 매일/매주 실행되는 트리거를 걸어 자동 점검합니다.
• Step 4 부족 품목만 모아서 메시지(요약)를 만듭니다.
• Step 5 이메일 또는 메신저(웹훅)로 전송합니다.

처음엔 “이메일 알림”이 가장 안전합니다. 메신저 연동은 그 다음 단계로 올려도 충분합니다.

 

사례로 보는 효과: ‘놓치던 것’을 잡아냅니다

한 소규모 제조업 현장에서는 소모품(장갑, 테이프, 완충재) 때문에 작업이 멈추는 일이 반복됐습니다. 그때 만들었던 알림 봇은 거창하지 않았습니다. “주 2회, 부족 품목만 리스트업해서 팀장에게 보내기”였죠. 돌이켜보면 그날은 조금 특별했습니다. 작업중단이 줄자 회의 분위기부터 달라졌습니다. “사람이 못해서”가 아니라 “시스템이 없어서”였다는 걸 다 같이 인정했거든요.

구분	수동 재고관리	알림 봇 적용 후
발주 누락	담당자 기억 의존	ROP 기준 자동 감지
피크타임 품절	발생 후 대응	사전 경고로 예방
교육 난이도	“감으로 하세요”	룰 기반 인수인계
대표 개입	수시 확인 필요	요약 알림만 확인

재고·발주 알림 봇 도입 전후의 운영 차이(현장 체감 기준)

 

운영 체크리스트: 봇이 돌아가도 점검은 필요합니다

• 리드타임이 바뀌면 즉시 업데이트합니다(납기 지연 시즌 특히 주의).
• 안전재고는 “불안”이 아니라 “데이터”로 조정합니다(품절/과재고 기록).
• 신규 품목은 먼저 ‘알림만’ 걸고, 2~3주 뒤 기준을 확정합니다.
• 알림 빈도가 너무 잦으면 기준이 과도하거나 데이터가 부정확한 신호입니다.

자동화는 현장을 편하게 만들려고 쓰는 겁니다. 현장을 불안하게 만드는 자동화라면 설계가 잘못된 겁니다.

 

마무리: 재고 자동화의 끝은 ‘돈’이 아니라 ‘마음’입니다

재고가 안정되면 매출이 늘기도 하지만, 그보다 먼저 대표의 머리가 비워집니다. “혹시 떨어졌나?”라는 불안이 줄어들고, 그 자리에서 고객과 제품, 영업에 집중할 시간이 생깁니다. 이게 큽니다. 저는 현장에서 그 변화를 여러 번 봤습니다. 눈빛이 달라집니다.

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