중소기업 재고관리 쉽게 하는 방법｜엑셀+루틴 7단계

재고관리는 ‘꼼꼼한 사람만 할 수 있는 일’처럼 보이지만, 실제 현장에서는 반대입니다. 바쁘니까 무너지고, 무너지니까 더 바빠집니다. 품절이 나고, 급히 발주하고, 창고 한쪽에서 같은 물건이 또 나오죠. 그런 날은 이상하게도… 대표 마음이 먼저 소진됩니다.

제가 현장에서 자주 쓰는 원칙은 단순합니다. 재고관리는 시스템이 아니라 “루틴”입니다. 엑셀을 쓰든 프로그램을 쓰든, 결국 사람이 매일 같은 방식으로 움직여야 숫자가 살아납니다.

 

재고가 자꾸 틀어지는 3가지 이유

대부분의 중소기업·소상공인 재고 문제는 “물건이 많은가”가 아니라 “기준이 없는가”에서 시작합니다. 특히 창고를 여러 사람이 같이 쓰거나, 포장/출고가 급해지는 구간에서 바로 틀어집니다.

재고 문제의 80%는 ‘입고 기준’과 ‘출고 기준’이 없어서 생깁니다.

1) 입고가 기록보다 빠른 경우

물건이 들어오면 일단 쌓아두고 나중에 정리하겠다고 하시는데요, “나중”이 오지 않는 경우가 많습니다. 그 순간 잠시 멈칫했습니다. 현장에서는 그 10분이 아깝지만, 그 10분을 빼면 다음 달에 10시간이 날아가더군요.

2) 출고가 사람 기억에 의존하는 경우

납품이 급하면 ‘일단 보내고’ 끝납니다. 그런데 반품이 들어오거나, 대체출고가 생기면 그때부터는 기억이 엉킵니다. 그래서 출고는 꼭 하나의 방식으로 고정해야 합니다.

 

중소기업 재고관리, 이렇게 단순화하면 됩니다

복잡한 ERP를 바로 도입하기보다, 먼저 “기준 3개”를 고정하는 것을 권합니다. 기준이 생기면 도구는 따라옵니다.

① 품목코드 ② 보관위치 ③ 단위(EA/BOX 등) 이 3가지만 고정해도 재고가 잡힙니다.

재고관리 단순화 3대 기준과 예외 상황

핵심 기준	최소 규칙(현장 적용)	자주 터지는 예외
품목코드	상품명+규격+색상/버전까지 포함해 고정	비슷한 이름으로 다른 물건이 섞임
보관위치	구역-선반-칸 번호까지 3단계로 표기	임시 적치가 상시화됨
단위	입고/출고 단위를 하나로 통일(환산표 별도)	BOX/EA 혼용으로 수량 오류

 

엑셀 한 장으로 시작하는 ‘재고 루틴’ 7단계

제가 현장에서 가장 많이 만드는 형태는 “입고-출고-현재고”가 한 줄로 이어지는 단순한 재고장입니다. 여기에 루틴을 붙이면 됩니다. 큰 시스템이 없어도 충분히 통제 가능합니다.

핵심은 ‘기록을 잘하는 것’이 아니라 ‘기록을 안 할 수 없게 만드는 흐름’입니다.

• 입고는 ‘검수 완료 후’에만 위치로 이동합니다(먼저 쌓지 않습니다).
• 출고는 송장/납품서 번호를 반드시 남깁니다(추적이 쉬워집니다).
• 반품은 “반품창고”를 따로 두고, 본재고와 섞지 않습니다.
• 임시 적치 구역은 24시간 제한을 둡니다(다음날 아침 정리).
• 주 1회 ‘핵심품목 20개’만 샘플 실사를 합니다(전수 말고 핵심부터).
• 월 1회는 전수 실사 대신 “오차 TOP10” 품목만 집중 재점검합니다.
• 재고표는 한 사람이 끝까지 책임지고, 대체자는 같은 양식만 씁니다.

 

성과가 바로 보이는 KPI 3개

재고관리는 성실함보다 “측정”이 먼저입니다. 아래 3개만 잡아도 현장의 방향이 뚜렷해집니다.

• 재고오차율: (실사 차이 수량 ÷ 장부 수량) × 100
• 품절건수: 주간/월간 품절 발생 횟수(‘급발주’도 포함)
• 체류재고 비중: 90일 이상 움직이지 않은 재고 금액 비중

재고는 비용이 아니라 ‘묶여 있는 선택지’입니다. 묶여 있는 선택지가 풀리면, 현금흐름이 먼저 가벼워집니다.

 

재고가 정리되기 시작하면 신기한 일이 벌어집니다. 직원 표정이 먼저 편해지고, 대표의 판단 속도가 빨라집니다. 무엇보다 “오늘 출고 가능한가” 같은 질문이 줄어듭니다. 저는 그 순간이 좋습니다. 작은 루틴 하나가 회사의 호흡을 바꾸는 장면이니까요.

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