재고·발주 알림 봇 만들기｜소상공인도 할 수 있는 자동화 첫걸음

재고·발주 알림 봇이 필요한 진짜 이유

주문이 몰리는 주말 저녁, 한 외식업 대표와 매장에서 재고표를 들고 서 있던 날이 있습니다. “이 소스도 떨어졌네… 어제까지 괜찮다 싶었는데.” 그 한마디에 주방 직원 얼굴이 살짝 굳더군요. 판매를 잘한 날인데도, 재고 하나가 빠지는 순간 분위기가 어색하게 바뀌었습니다. 그때 머릿속에 들었던 생각은 단순했습니다. “이건 사람의 감으로 버틸 문제가 아니라, 알림으로 관리해야 할 문제구나.”

재고·발주 알림 봇은 거창한 IT 시스템이 아니라, “정해진 기준에 따라, 부족하기 전에 알려주는 작은 도우미”입니다. 특히 인력이 많지 않은 소상공인·중소기업일수록, 누군가가 대신 지켜보고 알려주는 구조가 있느냐 없느냐가 하루의 피로도를 완전히 갈라놓습니다.

알림 봇의 목표는 ‘완벽한 예측’이 아니라, 대표가 “어, 이거 왜 이제 알았지?”라고 말하는 순간을 없애는 것입니다.

 

기술 얘기 전에 정리해야 할 것들

1) 재고 알림 봇의 핵심 구성 요소

재고·발주 알림 봇이라고 하면 다들 챗봇, AI, 복잡한 프로그램을 떠올립니다. 그런데 이상한 건… 실제로 현장에 가보면 제일 먼저 필요한 건 “어떤 상황에서” 알림을 받을지 정리하는 일입니다. 기술보다 먼저 필요한 요소는 보통 다음 네 가지입니다.

• 어떤 품목을 관리할 것인지 (A등급, 핵심 품목 위주)
• 어느 수준에서 “부족”이라고 판단할 것인지 (최소재고 기준)
• 누가 알림을 받을 것인지 (대표, 매니저, 구매 담당자 등)
• 어떤 채널로 알림을 받을 것인지 (카카오톡, 슬랙, 이메일, 문자 등)

이 네 가지가 명확해지면, 그때부터는 기술은 오히려 단순해집니다. 엑셀·구글 스프레드시트·POS 데이터를 어디에 모을지, 어떤 도구로 메신저와 연결할지 선택만 하면 됩니다.

 

2) 수동 재고관리 vs 알림 봇 재고관리

재고·발주 알림 봇 도입 전후의 운영 차이

구분	수동 재고관리	알림 봇 재고관리
점검 방식	직원이 떠오를 때마다 재고표 확인	정해진 시각·조건에서 자동으로 점검
발주 타이밍	“거의 다 쓴 것 같다”는 감각에 의존	최소재고 이하시 자동 알림 후 발주
누락 리스크	바쁜 날일수록 누락·실수 증가	반복적으로 조건을 체크해 누락 최소화
의사결정	대표가 매번 직접 판단	봇이 먼저 알려주고 대표는 승인·조정

한 매장에서는 알림 봇 도입 후, “대표님이 재고만 보다가 하루가 끝나는 날”이 확 줄었습니다. 사소해 보이지만, 이게 쌓이면 대표의 에너지가 “재고 걱정”에서 “메뉴 개발·마케팅”으로 이동합니다.

 

재고·발주 알림 봇, 이렇게 설계하면 됩니다

1) 3단계로 나누는 설계 로드맵

재고 알림 봇을 만들겠다고 마음먹었을 때, 처음부터 완벽한 시스템을 만들 필요는 없습니다. 현장에서는 아래와 같은 3단계 접근이 가장 안전했습니다.

재고·발주 알림 봇 3단계 설계
1단계: 기준 정하기 → 2단계: 데이터 모으기 → 3단계: 알림 연결하기

1단계. 기준 정하기
우선 모든 품목을 다 넣지 말고, A등급 품목 10~20개부터 시작하는 것이 좋습니다. 이 품목들에 대해 최소재고(예: 3일치, 일 평균 판매량 기준)를 정합니다. “이 수준 아래로 내려가면 위험하다”는 기준이 있어야, 봇이 일을 할 수 있습니다.

2단계. 데이터 모으기
다음으로는 데이터를 어디에 모을지를 결정합니다. POS 판매 데이터, 입고 내역, 현재고 수량을 엑셀 또는 구글 스프레드시트에 한 번 더 모아 두는 것만으로도 시작이 가능합니다. 특히 구글 스프레드시트는 클라우드 기반이라, 나중에 알림 도구와 연결하기가 수월합니다.

3단계. 알림 연결하기
이제 조건이 충족됐을 때 알려 줄 통로를 정합니다. 예를 들어,

• “최소재고보다 낮아진 품목이 생기면 카카오톡 단체방에 메시지 보내기”
• “매일 오후 4시에, 내일 부족해질 가능성이 높은 품목 리스트 이메일로 보내기”
• “월·수·금 오전 10시에 재고 요약 리포트를 슬랙 채널로 발송하기”

이 정도만 구성해도, 재고로 허둥대는 일이 크게 줄어듭니다.

 

2) 기술이 어려운 대표를 위한 현실적인 조합

어느 카페 대표는 IT를 어려워하면서도, 재고 알림의 필요성은 누구보다 잘 알고 있었습니다. 그래서 이 조합으로 시작했습니다.

구글 스프레드시트(재고표) + 간단한 스크립트 또는 자동화 도구 + 카카오톡 알림 채널

구글 스프레드시트에서 “최소재고보다 작은 값이 있는지”를 하루에 한 번 확인하게 만들고, 조건이 맞으면 템플릿 메시지를 날리는 방식입니다. 기술적으로는 여러 방법이 있지만, 핵심은 “사람이 모두 보지 않아도 될 부분을 대신 봐주는 구조”를 만드는 것입니다.

알림 봇은 거대한 ERP가 아니라, “재고표 + 조건 + 메신저”를 이어붙인 작은 자동화일 뿐입니다.

 

현장에서 느낀 재고·발주 알림 봇의 효과

1) “없어서 못 판다”는 말을 줄이는 힘

알림 봇을 도입한 한 소매점에서는, 초기에 직원 반응이 미지근했습니다. 하지만 한 달쯤 지났을 때 대표가 조용히 이런 이야기를 했습니다. “이상하게, ‘품절이라 못 팔았습니다’라는 말이 거의 안 들리네요.” 매출이 폭발적으로 오른 것은 아니었지만, 놓치는 매출이 줄어든 것은 분명했습니다. 무엇보다 “재고 확인 좀 하라”는 말 대신, “이번 주에 뭐 더 팔 수 있을까?”라는 대화가 오가기 시작했습니다.

 

2) 재고 알림 봇 도입 전후, 대표의 하루

재고·발주 알림 봇 도입 전후 대표의 시간 사용 변화

시간대	도입 이전	알림 봇 도입 이후
오전	재고표 확인, 발주 누락 체크, 직원에게 일일이 문의	알림 메시지 간단히 확인 후, 전략 회의·홍보 계획 점검
오후	갑작스러운 품절 상황 해결, 긴급 발주·직원 조율	예약 상황·프로모션 준비, 고객 대응 품질에 집중
마감 전	오늘 실수·누락 정리, 내일 재고 걱정으로 피로감 증가	알림 봇 기록 확인, 다음 주 운영 아이디어 정리

이 표를 함께 보며 대표가 했던 말이 인상적이었습니다. “재고 걱정을 덜어내고 나니까, 비로소 사장 일을 하는 느낌입니다.” 그 말 속에 자동화의 본질이 담겨 있습니다. 기술의 목적은 일을 복잡하게 만드는 게 아니라, 사장의 시간을 본래 자리로 돌려놓는 것입니다.

 

재고·발주 알림 봇, 이렇게 시작해보면 충분합니다

재고·발주 알림 봇을 만들겠다고 결심했지만, 막상 어디서부터 손을 대야 할지 막막할 수 있습니다. 그럴수록 “완벽한 시스템”이 아니라 “일단 돌아가는 최소 단위”를 목표로 삼는 편이 현명합니다. 특히 다음 체크리스트를 한 번에 다 하려고 하지 말고, 한 항목씩 차근차근 점검해 보시면 좋겠습니다.

• 핵심 재고 품목 10~20개를 선정해 최소재고 기준을 정했다.
• 판매·입고·현재고 데이터를 한 곳(엑셀·스프레드시트)에 모았다.
• 최소재고 아래로 내려갔을 때 알림을 보낼 채널을 정했다.
• 하루·주간 단위로 자동 점검할 시간대를 설정했다.
• 알림 메시지 형식을 미리 정해, 누구나 보고 이해할 수 있게 만들었다.

돌이켜보면, 재고·발주 알림 봇은 거창한 IT 프로젝트가 아니라 “반복을 맡길 파트너를 하나 두는 일”에 가깝습니다. 한 번 기준을 정하고, 데이터를 모으고, 알림 채널만 세팅해 놓으면, 그 이후에는 현장에서 작은 개선을 덧칠해 나가면 됩니다. 무엇보다 중요한 건 “사장 혼자 모든 것을 기억하지 않아도 되는 구조”를 만드는 것입니다.

사장의 머릿속에 있던 재고·발주 체크리스트를, 이제는 봇에게 일부라도 나눠주면 됩니다.

재고 때문에 마음이 늘 불안한 상황에서 매출 성장을 바라기는 어렵습니다. 먼저 재고·발주 알림 봇으로 “잃지 않는 구조”를 만들고 나면, 그다음부터는 이 구조 위에 얼마나 공격적인 전략을 쌓을지 선택하는 일만 남습니다. 그 과정을 함께 설계할 파트너가 필요하다면, 현장 경험을 바탕으로 한 실전 자동화 전략을 함께 고민해 드리겠습니다.

재고·발주 자동화 설계가 필요하다면 한국경영컨설팅으로 문의하시면 됩니다.