소상공인 필수: 재고·발주 알림 자동화로 현금흐름 지키는 방법

재고·발주 알림 봇 만들기 (디지털전환·자동화)

“재고가 없어졌다는 걸 늘 손님 클레임으로 먼저 알게 됩니다.” 많은 점포가 재고 파악을 ‘감’에 맡긴 채 운영합니다. 하지만 스프레드시트 + 메시징 API만으로도 ‘임계치 이하 → 자동 알림 → 1클릭 발주’ 흐름을 하루 만에 만들 수 있습니다. 이 글은 IT 인력이 없는 소상공인·중소기업을 위해 노코드/로우코드 조합으로 알림 봇을 구축하는 실무 가이드를 제시합니다.

핵심은 ‘데이터 한 곳(단일 시트)’에 모으고, ‘조건’이 충족되면 자동으로 ‘메시지’가 나가게 만드는 것입니다.

 

① 왜 지금 ‘재고·발주 알림 봇’인가

창고·매장 간 분산된 재고, 오프라인/온라인 판매 채널 혼재, 바쁜 시간대의 수작업 누락은 곧 품절·과잉 재고로 이어집니다. 자동 알림은 세 가지 효과를 냅니다. 첫째, 품절 방지(매출 손실 최소화), 둘째, 과잉 발주 억제(현금흐름 개선), 셋째, 책임 구간 명확화(운영 프로세스 표준화)입니다. 특히 스마트상점·디지털전환 사업을 통해 SaaS형 재고관리를 도입하면 초기비용 부담 없이 운영 자동화를 시작할 수 있습니다.

 

② 구성도: 3단계 파이프라인

구간	역할	도구(예시)	출력
데이터 입력	판매/입고 수량 기록, 임계치(MIN) 설정	Google 스프레드시트	현재고, 임계치 비교
트리거	정해진 주기·이벤트에 조건 검사	Apps Script(시간 트리거)	알림 대상 행 목록
메시지 발송	알림톡/SMS로 담당자·공급사 통보	네이버클라우드 SENS, 카카오 알림톡	알림, 발주 링크, 회신 수집

스프레드시트 → 트리거 → 메시징 API로 이어지는 최소구성

여기서 잠깐! 데이터는 1곳에, 조건은 수식으로, 메시지는 템플릿으로 표준화하면 유지보수가 쉬워집니다.

 

③ 단계별 구축: 따라만 하면 되는 절차

1. 시트 구조 만들기 — 컬럼을 SKU, 상품명, 현재고, 안전재고(MIN), 발주수량, 공급사, 공급사연락처, 담당자, 상태로 구성합니다. 상태는 =IF(C2<D2,"재고부족","정상")처럼 수식으로 자동 표기합니다.
2. 조건부 서식 — 현재고 < 안전재고면 배경을 붉게 표시해 ‘한눈 파악’을 돕습니다. 수기 오차를 줄이기 위해 데이터 유효성(목록·숫자)도 설정합니다.
3. 시간 트리거 — 매시 정각 또는 업무 시작 전에 실행되도록 Apps Script의 time-driven trigger를 설정합니다(예: 매 1시간).
4. 메시지 템플릿 — “[재고부족] {상품명} 현재 {현재고} / 안전재고 {MIN} → 발주 {발주수량} 권장” 형태로 고정 문구를 만들고, 담당자·공급사별로 수신 채널을 구분합니다(알림톡/문자).
5. 발주 링크 — 공급사별 발주 폼(예: 구글폼) 또는 발주용 시트의 딥링크를 메시지에 포함합니다.
6. 로그 시트 — 발송 시각, 수신자, 전송결과(성공/실패), 회신메모를 남겨 책임·추적성을 확보합니다.

초기엔 매일 1회(오전 9시), 안정화 후 시간당 1회 → 피크타임 30분 주기로 고도화합니다.

 

④ 예시: 메시징 API 연동 포맷

네이버클라우드 SENS(알림톡/SMS)를 예로 들면, 프로젝트 생성 후 API키로 아래 형태의 HTTP POST를 호출합니다(의사코드).

엔드포인트	/alimtalk/v2/services/{serviceId}/messages
헤더	Content-Type: application/json, X-NCP-auth-key 등
바디	{"plusFriendId":"@브랜드","templateCode":"INVENTORY_LOW","messages":[{"to":"01012345678","content":"[재고부족] 원두A 현재 3 / MIN 10 → 발주 5 권장","buttons":[{"type":"WL","name":"발주하기","linkMo":"https://폼링크"}]}]}

알림톡 템플릿 예시(실 사용 전 템플릿 심사·등록 필요)

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시사점: 자동화는 ‘작게 시작해 크게 절감’합니다

알림 봇은 고급 ERP 없이도 재고 관리의 80%를 커버합니다. 특히 인건비·시간이 부족한 소상공인에게 임계치 기반 운영은 품절 손실과 과잉 재고를 동시에 줄입니다. 더 나아가 정부의 스마트상점/SaaS 구독 지원을 활용하면 비용부담을 획기적으로 낮출 수 있습니다(신청·모집 시기 확인 필수).

 

실무 대응 전략 체크리스트

• 임계치(MIN) 산출: 주간 판매량×리드타임+안전계수(품목별 가중치)
• 데이터 단일화: 판매·입고 기록은 반드시 한 시트에 집계
• 권한·보안: 발주 링크는 사내 전용, 로그는 1년 이상 보관
• 메시지 준법: 수신동의·발송시간·광고표시 등 법규 준수
• KPI: 품절건수/주, 과잉재고율, 자동발주 전환률, 재고회전일수

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부록: 빠른 구축 레시피(요약)

단계	액션	팁
1. 설계	SKU 분류, 임계치 기준 합의	베스트 20% 품목부터 시작
2. 시트	수식/조건부서식/데이터유효성 구축	입력 실수 감지 규칙 필수
3. 트리거	시간기반 검사(1시간/1회)	피크타임 30분 주기로 확대
4. 메시지	템플릿·버튼(발주 링크) 등록	알림톡 템플릿 사전 심사
5. 로그	발송/회신/미조치 리마인드	미조치는 D+1 자동 재알림
6. 개선	KPI 주간점검, 임계치 튜닝	시즌·행사 전 사전 상향

현장 적용을 위한 6단계 요약

법규 유의: 영리 목적 메시지는 수신동의, 야간시간, 광고표시 의무 등 정보통신망법 가이드를 준수해야 합니다.

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결론

재고·발주 알림 봇은 “작은 자동화”로 “큰 손실”을 막는 장치입니다. 시트 한 장과 메시지 템플릿만으로도 품절을 줄이고, 현금흐름을 지키며, 조직의 책임 흐름을 명확하게 만듭니다. 오늘 10개 품목부터 시작해 보세요. 데이터가 쌓일수록 자동화의 정확도는 높아집니다.

중소기업·소상공인 맞춤 컨설팅이 필요하다면 한국경영컨설팅으로 문의하세요.

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출처

Google Apps Script 트리거 가이드(시간 기반 실행).

네이버클라우드 SENS 개요(알림톡/SMS API).

네이버클라우드 SENS 알림톡 메시지 가이드.

중소벤처기업부·소진공 2025 스마트상점 기술보급사업 공고(일반·렌탈·SaaS).

KISA 불법스팸 방지를 위한 정보통신망법 안내서(제6차 개정).