재고·발주 알림 봇 만들기｜품절 줄이는 5단계 실무 가이드

재고 문제는 늘 비슷하게 터집니다. “어? 그거 아직 있어요?” 한마디에 가슴이 철렁하고, 창고를 뒤집어도 안 나오죠. 그런데 이상한 건… 그 순간이 꼭 바쁜 시간대에만 온다는 겁니다.

저는 어느 평일 오후 4시쯤, 납품 일정이 겹친 소상공인 대표님 사무실에서 재고표를 같이 보고 있었습니다. 엑셀(Excel) 파일이 두 개였고, 담당자는 각자 “내 파일이 맞다”고 했습니다. 그 순간 잠시 멈칫했습니다. 숫자가 다른데, 둘 다 확신이 있더라고요.

재고·발주 알림 봇의 목적은 ‘자동 발주’가 아닙니다. 먼저 한 장의 기준표(싱글 소스 오브 트루스)를 만들고, 부족해지기 전에 알려주는 구조를 만드는 것입니다.

 

재고·발주 알림 봇, 어떤 수준부터 시작하면 좋을까요

봇(Bot)은 대단한 개발이 아니라, 조건이 맞으면 알림을 보내는 자동화입니다. 구글시트(Google Sheets)나 엑셀을 “기준 데이터”로 두고, 자동화 도구(예: 워크플로우/자동 실행)를 붙이면 됩니다. 핵심은 기술이 아니라 재고 기준값(안전재고)을 어떻게 잡느냐예요.

재고 알림 봇 구성 흐름

1기준 재고표

→

2안전재고 설정

→

3조건(트리거)

→

4알림 채널

→

5발주·기록

“표가 하나”로 합쳐지면, 자동화는 생각보다 쉽게 붙습니다.

• 재고 파일이 여러 개로 갈라져 있지 않나요(담당자별/매장별/거래처별)?
• 품목마다 “언제부터 위험인지” 기준(안전재고)이 정해져 있나요?

 

5단계로 만드는 실무형 재고·발주 알림 봇

여기서 말하는 단계는 개발 순서가 아니라 현장이 덜 흔들리게 만드는 순서입니다. 한 번에 끝내려 하지 마시고, 1~2단계만 제대로 해도 체감이 큽니다.

준비물/사전조건

• 기준 재고표 1개(구글시트/엑셀 중 택1)
• 품목코드(또는 품목명) 규칙 1개(띄어쓰기/옵션 표기 통일)
• 알림을 받을 채널 1개(카카오톡/슬랙/이메일 중 택1)

가장 많이 막히는 단계는 2단계(안전재고 설정)입니다. “감”으로 두면 봇이 오히려 소음을 만들고, 무시하게 됩니다.

재고·발주 알림 봇 실무 점검표

단계	무엇을 합니다	실수 포인트	완료 기준(체크)
1단계	기준 재고표를 1장으로 합칩니다	품목명이 제각각이면 합쳐도 계속 틀립니다	품목코드/품목명 규칙이 한 번에 정렬됨
2단계	안전재고(최소 보유량)를 정합니다	최소치가 너무 낮으면 품절, 너무 높으면 과잉재고	리드타임(입고소요일) 기준으로 산정됨
3단계	조건(트리거)을 만듭니다	조건이 복잡하면 관리가 안 됩니다	“현재고 ≤ 안전재고” 1줄로 시작
4단계	알림 메시지 템플릿을 정합니다	정보가 부족하면 결국 다시 전화/카톡이 옵니다	품목/현재고/권장발주량/담당자 포함
5단계	발주 및 기록(로그)을 남깁니다	알림만 받고 ‘누가 발주했는지’가 사라집니다	발주일/수량/거래처/확인자 기록 칼럼이 있음

알림 메시지에 꼭 들어갈 4요소

품목
품목코드/옵션까지 정확히

현재고
지금 수량 + 단위

권장 발주
목표재고-현재고

담당/마감
누가 언제까지 처리

알림이 짧아도, 정보가 빠지면 결국 “다시 확인”으로 되돌아갑니다.

 

성과는 ‘고급 자동화’가 아니라 ‘알림 품질’에서 나옵니다

봇을 만들었다고 해서 바로 비용이 줄어들지는 않습니다. 하지만 품절로 놓친 매출과 과잉재고로 묶인 현금이 동시에 줄기 시작하면, 대표님들은 금방 느끼십니다. “아, 이게 돈이구나” 하고요.

돌이켜보면, 현장에서는 늘 같은 장면이 반복됩니다. 급하게 발주하고, 급하게 수습하고, 다음 달에 또 같은 문제를 겪습니다. 저는 그 흐름을 끊는 데 가장 효과적인 게 “알림”이라고 봅니다. 인간은 바쁠수록 잊고, 잊을수록 사고가 납니다.

재고 관리는 성실함의 문제가 아니라, 기억을 시스템으로 바꾸는 문제입니다.

처음에는 ‘하루 1회 재고 점검 알림’처럼 단순하게 시작하고, 안정되면 ‘품목별 조건 알림’으로 확장하는 방식이 가장 오래 갑니다.

현재 재고표가 여러 개로 흩어져 있거나, 발주가 특정 직원의 기억에 기대고 있다면, 이번에 한 번 업무자동화 관점에서 재고·발주 알림 구조를 같이 정리해 보셔도 좋겠습니다.