면담·경고장·해지 절차, 중소기업 인사 리스크의 기준선

사람 문제는 언제나 어렵습니다. 숫자처럼 계산할 수 없고, 계약서 한 장으로 끝나지도 않습니다. 특히 면담, 경고, 해지로 이어지는 과정은 대표 입장에서 늘 마음이 무겁습니다. 한 번은 저녁 무렵 사무실에 혼자 남아 경고장 초안을 붙들고 있었던 적이 있습니다. 문장 하나를 쓰고 지우는 데만 한참이 걸렸습니다. 그 순간 잠시 멈칫했습니다. 이게 과연 옳은 순서인가, 혹시 더 악화되지는 않을까 하는 생각 때문이었습니다.

 

면담은 감정이 아니라 기록에서 시작됩니다

문제가 발생했을 때 가장 먼저 해야 할 일은 ‘바로 경고’가 아닙니다. 면담입니다. 다만 이 면담은 감정 정리가 목적이 아니라 사실 확인과 기록이 핵심입니다. 현장에서 종종 보는 실수는 즉흥적인 대화입니다. 그날 분위기, 말투, 감정에 따라 같은 사안도 전혀 다르게 전달됩니다.

면담의 핵심은 설득이 아니라 사실 정리와 공유입니다.

면담 시 반드시 남겨야 할 것

• 문제 발생 일시와 구체적 행위
• 회사 규정 또는 계약 조항과의 관계
• 당사자의 소명 내용 요약
• 개선 요청 사항과 기한

돌이켜보면, 기록을 남기지 않은 면담은 나중에 아무 의미가 없었습니다. “그때 그렇게 말했잖아요”라는 말은 분쟁 상황에서는 힘을 잃습니다.

 

경고장은 처벌이 아니라 절차의 분기점입니다

면담 이후에도 동일한 문제가 반복된다면 경고 단계로 넘어갑니다. 경고장은 감정의 표현이 아니라 절차의 문서입니다. 이 지점에서 많은 대표님들이 망설입니다. 너무 세게 나가는 건 아닐까, 관계가 완전히 틀어지지는 않을까. 그런데 이상한 건, 오히려 명확한 경고가 관계를 정리해 주는 경우도 많다는 점입니다.

경고장은 나중을 위한 준비이지, 지금을 망치기 위한 문서가 아닙니다.

경고장에 반드시 포함할 요소

경고장 필수 구성 요소 요약

구분	핵심 내용
사실관계	객관적으로 확인 가능한 위반 행위
근거	취업규칙, 계약서, 내부 규정 조항
요구사항	개선 내용과 시한
후속조치	미이행 시 예정된 조치

여기서 중요한 건 ‘해지 가능성’을 암시하되, 단정적으로 쓰지 않는 균형입니다. 너무 모호해도 문제고, 너무 단정적이어도 분쟁의 불씨가 됩니다.

 

해지는 마지막 단계이며, 역순으로 준비됩니다

해지는 갑작스럽게 결정되는 것처럼 보이지만, 실제로는 가장 많은 준비가 필요한 단계입니다. 면담 → 경고 → 추가 개선 기회라는 흐름이 없으면 해지는 위험해집니다. 예전에 한 대표님이 이런 말을 하셨습니다. “이 사람만 아니면 회사가 잘 돌아갈 것 같았다”고요. 하지만 절차 없이 진행된 해지는 오히려 더 큰 리스크로 돌아왔습니다.

해지의 정당성은 결과가 아니라 과정에서 만들어집니다.

• 사전 면담 및 경고 기록이 누적되어 있는지
• 개선 기회를 충분히 제공했는지
• 동일 사안에 대한 형평성 문제가 없는지
• 계약·노무 관련 법적 요건을 충족하는지

그런데 이상한 건, 절차를 차분히 밟아온 경우에는 해지 직전 단계에서 상황이 반전되는 경우도 종종 있었다는 점입니다. 사람은 명확한 기준 앞에서 태도가 달라지기도 합니다.

 

대표가 지켜야 할 한 가지 원칙

이 모든 과정에서 대표가 지켜야 할 원칙은 하나입니다. 사람을 상대하되, 기준은 문서로 남긴다는 점입니다. 감정은 현장에서 필요하지만, 판단의 근거가 되어서는 안 됩니다. 그날 사무실 불을 끄며 느꼈던 묘한 피로감이 아직도 기억납니다. 하지만 절차를 정리하고 나니, 오히려 마음은 훨씬 가벼워졌습니다.

인사 문제는 피한다고 사라지지 않습니다. 다만 준비한 만큼만 통제할 수 있습니다.

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