직원 면담부터 해지까지, 중소기업이 꼭 알아야 할 절차 가이드

직원 면담·경고장·해지 절차, 어디까지 해야 할까?

직원과의 갈등 상황에서 사장님들이 가장 많이 묻는 질문이 있습니다. “언제 경고장을 써야 하나요?”, “면담으로 끝내도 되나요?”, “해고해도 법적으로 문제없을까요?”와 같은 고민입니다. 인사·노무 문제는 감정보다 ‘절차’가 중요하며, 이 절차 하나로 분쟁을 예방할 수 있습니다.

 

1. 면담은 기록으로 남겨야 효력이 있습니다

단순히 구두로 주의를 주는 것은 법적 증거가 되지 않습니다. 면담 내용은 반드시 ‘면담일지’ 형태로 기록해야 하며, 직원의 확인 서명까지 받아두는 것이 안전합니다. 특히 반복적인 근무태만이나 지각 문제의 경우, ‘반복성’ 입증이 관건이므로 첫 주의부터 누적 관리가 필요합니다.

면담기록은 ‘징계 전 단계’의 가장 중요한 증거자료입니다.

면담기록 기본 구성 예시

항목	면담 시 포함 내용
기본정보	면담 일시, 장소, 참석자
사유	업무상 문제 또는 위반사항 구체 기재
지도내용	개선 요구사항, 재발 시 조치 예고
직원 의견	직원의 설명 또는 변명 내용
서명	면담자·직원 서명 필수

 

2. 경고장은 ‘두 번 이상’이 원칙입니다

근로기준법상 징계는 ‘비례의 원칙’과 ‘절차의 정당성’을 충족해야 합니다. 즉, 경미한 사안에 대해 곧바로 해고로 이어지면 부당해고로 판단될 수 있습니다. 일반적으로 1차 경고 → 2차 경고 → 최종 해지의 순서를 거치는 것이 바람직합니다.

• 1차 경고: 서면 경고 및 개선 기간 부여 (7~14일)
• 2차 경고: 재발 시 서면 통보 + 인사위원회 회부 예고
• 3차 조치: 인사위원회 심의 후 해지 또는 감봉 등 징계

경고장을 한 번만 발부하고 바로 해고하면 ‘부당해고’ 위험이 높습니다.

 

3. 계약 해지는 ‘통보’보다 ‘사유 입증’이 중요합니다

계약 해지 시 반드시 근로계약서에 명시된 조항과 실제 사유를 일치시켜야 합니다. 특히 기간제 근로자의 경우, 계약 만료 통보일을 기준으로 최소 30일 전에 서면 통보해야 합니다. 서면 통보에는 사유·일자·서명이 명확히 기재되어야 하며, 통보 후에도 임금정산, 퇴직서류, 4대보험 정산 등 절차를 마무리해야 합니다.

“왜 해고했는가”보다 “어떤 과정을 거쳤는가”가 법적 판단의 핵심입니다.

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4. 실무자가 꼭 알아야 할 단계별 절차 요약

직원 징계 및 해지 절차 요약표

단계	주요내용	필요서류
1단계	문제행동 발생 → 구두 주의	업무일지, 대화기록
2단계	면담 실시 및 서면기록	면담일지
3단계	1차·2차 경고장 발부	경고장 원본, 수령확인서
4단계	인사위원회 개최 및 결정	회의록, 징계의결서
5단계	해지 통보 및 정산 절차	통보서, 임금대장, 4대보험 신고

 

5. 중소기업에게 주는 시사점

인사관리의 미숙함은 단순한 내부 문제를 넘어 노동위원회 소송 리스크로 이어질 수 있습니다. 면담과 경고장을 단순한 서류가 아니라 ‘조직의 방패’로 활용해야 합니다. 또한 근로기준법 제23조(해고의 제한)와 제27조(해고의 서면통지)는 반드시 숙지해야 하며, 노무 자문을 사전에 받는 것이 가장 확실한 예방책입니다.

직원의 문제보다 더 큰 문제는 ‘기록이 없는 회사’입니다.

 

6. 대응 전략: 실무용 점검 체크리스트

• 면담은 반드시 기록으로 남기고 서명받기
• 경고장은 최소 2회 이상 발부하고 개선기간 부여
• 해지 통보는 서면으로, 사유와 일자를 명확히
• 모든 절차 후 임금정산·4대보험 신고 완료
• 노무전문가 자문을 통해 리스크 점검

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결론

인사 문제는 ‘감정의 영역’이 아니라 ‘증거의 영역’입니다. 절차를 체계적으로 관리하면 부당해고 리스크를 줄이고, 조직 신뢰를 높일 수 있습니다. 기록·절차·소통이 바로 인사관리의 3대 원칙입니다.

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출처

고용노동부 「근로기준법」 제23조, 제27조

한국노동연구원, 『중소기업 인사노무 관리 매뉴얼』, 2024

대한상공회의소, 『직장 내 징계 및 해고 절차 가이드』, 2023

근로복지공단 공식 홈페이지 인사노무 상담센터